Compac SAS
Partes y Accesorios para Instalaciones Eléctricas
1. INTRODUCCIÓN
Esta política es de carácter obligatorio para todos los terceros y empleados que interactúan con los datos personales registrados en nuestras bases de datos. El cumplimiento de estas directrices es fundamental para asegurar la confianza y transparencia en todas nuestras operaciones.
Como responsable del Tratamiento de Datos Personales, COMPAÑÍA DE PARTES Y ACCESORIOS SAS en adelante COMPAC SAS está obligado a proporcionar las
garantías necesarias para que las personas, en pleno ejercicio de sus derechos, puedan conocer, actualizar, rectificar y supervisar toda información que poseamos sobre ellas en nuestras bases de datos.
En este contexto, hemos elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual es de cumplimiento obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que gestionen los datos personales registrados en nuestras bases de datos. Esta política proporciona los lineamientos necesarios para cumplir con las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
Es importante informar a todos los interesados que los datos personales obtenidos en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con COMPAC SAS serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normativas pertinentes. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de COMPAC SAS está ubicado en la Carrera 32A #6A-25, Bogotá, con teléfono 6012771157, correo electrónico PQRS@ compac-sas.com.co y página web www.compac-sas.com.co.
2. Objetivo.
Garantizar el cumplimiento legal y el respeto de los derechos de los titulares de datos personales mediante la implementación de políticas y procedimientos adecuados en COMPAC SAS. Esto incluye informar adecuadamente a las partes interesadas y establecer criterios claros para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, en consonancia con las disposiciones legales aplicables.
3. Alcance.
Esta política se aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos y sujeta a tratamiento por parte de COMPAC SAS, actuando como responsable. Está dirigida a todos los titulares de la información o a sus representantes legales, con el propósito de proporcionarles la información necesaria sobre los mecanismos para ejercer sus derechos, los propósitos del tratamiento de datos, las medidas de seguridad y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.
El cumplimiento de esta política es obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que realicen tratamiento de datos personales registrados en las bases de datos de la empresa, especialmente para aquellos empleados o contratistas que reciban, atiendan y respondan directa o indirectamente a las solicitudes, consultas o reclamos de los titulares.
4. Definiciones.
Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento. Dato Personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
Dato Público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni publica y conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos.
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos personales: Es el funcionario dentro de la empresa que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
Principios Rectores.
Esta Política se rige y le serán aplicables los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales, así:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. COMPAC SAS se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. Para ello, la empresa ha implementado las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
6. Responsable del Tratamiento.
COMPAC SAS es una sociedad comercial debidamente constituida y legalmente identificada con el NIT 860515518-4, con domicilio principal en la Carrera 32A #6A-25, Bogotá, página web www.compac-sas.com.co, correo electrónico PQRS@compac- sas.com.co y teléfono 6012771157.
7. Categorías Especiales de los Datos.
7.1. DATOS SENSIBLES
Se dará tratamiento de acuerdo a lo establecido por Ley. Se entiende como datos sensibles aquellos que están ligados a la Intimidad del titular, como el origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, pertenecer a organizaciones sociales o de derechos humanos, que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice derechos de los partidos políticos directamente, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos como huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que pueden llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley. COMPAC SAS tomará las medidas necesarias para la protección de la seguridad y confidencialidad de su información y los titulares no estarán obligados a autorizar el tratamiento.
7.2. CONTROL DE ACCESO
Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
7.3. VIDEO VIGILANCIA
COMPAC SAS utiliza cámaras de vigilancia instalados en sus establecimientos, que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física de las personas, bienes e instalaciones, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control.
«Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 15 días. En caso de que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, y sea así solicitado dentro los 15 días de la toma por la autoridad competente, serán conservados hasta el momento en que sea resuelto»
7.4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES (MENORES DE 18 AÑOS)
El Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y/o adolescentes (menores de 18 años) que se sean objeto de recolección en el marco de contratos laborales, se realiza respondiendo al interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando sus derechos prevalentes y respondiendo a los siguientes requisitos
– Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
– Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales
– Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña y adolescente podrá otorgar la autorización para el tratamiento a favor de COMPAC SAS., previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
8. Tratamiento y Finalidades
8.1 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
COMPAC SAS. como responsable de los datos personales realizará tratamiento a los datos que incluyen la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión.
8.1.1. Recolección
COMPAC SAS., recolecta información personal a través de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información personal es obtenida de tres formas diferentes:
a) directamente del titular,
b) de un tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y
c) de fuentes públicas de información.
Así mismo la recolección de información personal podrá llevarse a cabo a través de medios físicos, digitales o electrónicos, y en cada uno de ellos se incorporará un aviso de privacidad y autorización, dando así cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581.
8.1.2. Almacenamiento
El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos o sistemas de información se encuentra en los servidores propios dentro del país, y en servidores externos de terceros, los cuales cuentan con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
La información personal que se encuentre sujeta a requerimientos de Ley permanecerá almacenada en nuestras bases de datos de acuerdo con lo que para esto la Ley haya establecido, en aquellos casos donde la Ley no se ha pronunciado la información permanecerá mientras que la finalidad para la cual fue recolectada se encuentre vigente.
8.1.3. Circulación
Por regla general, COMPAC SAS., no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos a otras entidades, amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074 que establece que se encuentra permitido la transmisión de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos personales.
8.1.4. Supresión
La supresión de la información personal que haya sido recolectada se llevará a cabo cuando:
a) No sea necesaria para el cumplimiento de aspectos legales, contractuales, tributarios, financieros, de auditoria o este cubierta por disposiciones o requerimientos de Ley,
b) No afecte o implique la perdida de trazabilidad o integridad de las bases de datos o sistemas de información donde reposa la información;
c) Se haya cumplido o eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados.
d) Sea solicitada por el titular de los datos o aquel que demuestre que se encuentra autorizado y no vaya en contra de las definiciones anteriores. No obstante, pueda que alguna información se conserve únicamente con fines estadísticos o de auditoría.
8.2 FINALIDADES DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS
El Tratamiento de los datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y mencionadas a continuación:
8.2.1 Clientes/Proveedores/Acreedores/Socios
Desarrollar el objeto social de COMPAC SAS, conforme a sus estatutos sociales, incluidas las gestiones propias de: Evaluación y análisis de riesgos – financiera y administrativa, crédito, cartera y cobranza, clientes, proveedores, talento humano, seguridad en las instalaciones, abastecimiento, servicio al cliente, tecnologías de la información.
- Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con los titulares de sus grupos de interés.
- Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.
- Para mantener contacto y comunicación constante acerca de: Programas de fidelización, estrategias de mercadeo y publicidad, estrategias comerciales y de servicio al cliente, estrategias de crédito y cobranza, actividades propias de la administración del talento humano o relaciones laborales.
- Para hacer tratamiento de los datos a través de cualquiera de nuestros canales de comunicación y página web.
- Para envío de notificaciones y avisos
- De investigación y desarrollo de nuevos productos o servicios, así como para estudios de riesgo y demás actividades similares.
- Para informar sobre nuevos servicios, sedes y horarios.
- Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legal o contractualmente adquiridas por
COMPAC SAS. - Dar el tratamiento autorizado por la normatividad aplicable a los datos personales de su titularidad con que cuenta COMPAC SAS en sus bases de datos.
- Comunicación, registro, archivo, tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan los accionistas de COMPAC SAS.
- Suministrar la información a terceros con los cuales COMPAC SAS tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado Identificar a los Titulares, archivo y manejo de sus datos de contacto.
- Ejercer los derechos que tiene COMPAC SAS bajo los acuerdos o contratos vigentes
con el Titular. - Envío de información relacionada con la relación contractual del Titular con COMPAC
SAS. - Confirmar la información del Titular que reposa en las bases de datos de COMPAC
SAS. - Ofrecer formación al personal, gestionar nóminas, verificar datos y referencias.
- Comunicarse a través de diversos medios registrados, como dirección física, correo
electrónico, números de celular, WhatsApp y redes sociales. - Gestionar el personal y garantizar la seguridad laboral.
- Promover y gestionar empleos.
- Realizar procesos de selección de personal.
Página 8 de 14 - Para cumplir con leyes o normatividad aplicable al negocio en Colombia y para cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras.
8.2.2. Empleados
- Gestionar concesiones y permisos, así como licencias y autorizaciones requeridas. Utilizar datos con propósitos históricos, científicos o estadísticos.
- Administrar sanciones, amonestaciones, llamadas de atención y exclusiones.
- Manejar procedimientos administrativos, reservas y emisión de boletos de
transporte. - Ofrecer formación al personal, gestionar nóminas, verificar datos y referencias.
- Comunicarse a través de diversos medios registrados, como dirección física, correo
electrónico, números de celular, WhatsApp y redes sociales. - Gestionar el personal y garantizar la seguridad laboral.
- Promover y gestionar empleos.
- Realizar procesos de selección de personal.
- Consultar listas restrictivas, centrales de riesgo y registros judiciales, según lo
requiera la empresa. - Transmitir y/o transferir datos a nivel nacional e internacional a aliados comerciales y proveedores de servicios de COMPAC SAS.
- Transferir datos a terceras entidades relacionadas con servicios de salud, fondos de pensiones, seguros, entre otros, para fines específicos como pagos y gestión administrativa.
- Manejar información de salud, imágenes fotográficas, videos y huellas dactilares.
- Utilizar fotografías y videos con fines comerciales en diferentes medios.
- Administrar aspectos de seguridad industrial.
- Registrar el control de horarios mediante huellas dactilares.
- Transferir datos nacional e internacionalmente a aliados comerciales y proveedores de servicios de COMPAC SAS.
- Utilizar información de familiares, referencias personales y laborales para diversos fines administrativos y de gestión, así como para afiliaciones con terceras entidades.
- En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de video vigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
8.2.3. Menores de Edad
- Utilizar los datos personales de los menores de edad para llevar a cabo actividades administrativas relacionadas con la gestión interna de la empresa, como la elaboración de registros, seguimiento de trámites, entre otros.
- Utilizar los datos personales de los menores para invitarlos a eventos organizados por COMPAC SAS, como conferencias, seminarios, talleres, entre otros, en los cuales se considere que la participación de los menores es relevante.
- Utilizar los datos personales de los menores para proporcionar información necesaria para su afiliación a Entidades Promotoras de Salud (EPS) y a Cajas de Compensación, con el fin de garantizar el acceso a servicios de salud y otros beneficios sociales.
- Utilizar los datos personales de los menores para suministrarles información relevante sobre los eventos organizados por la empresa, como detalles de ubicación, horarios, temas a tratar, entre otros.
Es fundamental garantizar el respeto a la intimidad y evitar la discriminación al manejar datos sensibles, especialmente aquellos relacionados con menores de edad, siempre justificando su uso por un interés superior que proteja sus derechos fundamentales.
8.2.4. Candidatos
- Gestionar y ejecutar, tanto de manera directa como a través de terceros, los procedimientos de selección y contratación de personal, lo que incluye la evaluación y valoración de los candidatos, así como la realización de estudios de seguridad.
- Evaluar y determinar la idoneidad de los candidatos en función de los requisitos específicos del puesto vacante, abarcando aspectos como nombre, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y número de documento de identidad, dirección, correo electrónico, números telefónicos, lugar de residencia, historial académico, experiencia laboral, información biométrica y de salud, así como cualquier otro dato pertinente proporcionado durante el proceso de selección, como resultados de pruebas psicotécnicas, entrevistas y exámenes de ingreso.
- Verificar referencias laborales, profesionales y personales de los candidatos.
- Realizar consultas en listas restrictivas, vinculantes y de control, centrales de riesgo, así como en registros judiciales en los juzgados, verificación policía, controlaría, procuraduría y demás entidades de control.
- Transferir datos personales a terceros encargados de los procesos de selección, con el fin de llevar a cabo evaluaciones, exámenes, visitas domiciliarias y otras pruebas pertinentes, así como para realizar la calificación de los candidatos y los estudios de seguridad necesarios.
- Conservar los datos personales con fines de posibles futuros procesos de selección durante un período de un año.
- Utilizar los datos de conformidad con lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos.
8.2.4. Cámaras de video vigilancia
Las imágenes captadas serán utilizadas para seguridad de las personas, bienes e instalaciones.
9. Derechos de los Titulares.
Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:
- Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de
tratamiento. - Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
- Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
10. Autorización de Tratamiento de Datos
COMPAC SAS, solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales y para ello genera mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, digital, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley.
La autorización de Tratamiento de Datos Personales no será necesaria cuando:
- Bases de datos o archivos que están en un ámbito exclusivamente personal o
doméstico. - Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;
- Bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
- Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y
contrainteligencia; - Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
- Bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;
- Bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
11. Deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento.
Al utilizar nuestro sitio web y proporcionar información personal, usted acepta los términos y condiciones de esta Política de Privacidad. Gracias por confiar en Compac para sus necesidades de productos y servicios.
11.1 DEBERES DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO.
COMPAC SAS actuando como responsable del tratamiento de información personal deberá cumplir los siguientes deberes, sin prejuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data; - Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; - Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
- Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
- Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley;
- Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
12. Transferencia y Transmisión de Datos Personales.
Cuando COMPAC SAS., requiera transferir o transmitir datos personales a terceros con quienes tiene relación contractual para el pleno desarrollo de su objeto social se adoptarán medidas necesarias para el cumplimiento de la presente política. Entre ellas, deberá establecer cláusulas contractuales o celebrar un contrato de transmisión de Datos Personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
Alcances del tratamiento de datos personales.
- Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme los principios rectores.
- Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de datos personales.
- Las obligaciones del encargado para con el Titular de los datos personales y el responsable de Tratamiento.
- Confidencialidad respecto al tratamiento de datos personales.
- Seguridad de las bases de datos que contengan los datos personales.
Respecto a la transferencia o transmisión de los datos personales a terceros ubicados en países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Entendiendo que, los países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios.
13. Procedimiento para el Ejercicio del derecho de Habeas Data.
El Oficial de Protección de Datos Personales es el encargado de dar trámite a las solicitudes de los titulares para ejercer sus derechos.
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales COMPAC SAS, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos.
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
- Medios para recibir respuesta a su solicitud.
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer. (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
- Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término COMPAC SAS, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
Para la solicitud de IMÁGENES y VIDEOS
En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:
- Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha, hora, lugar y demás información que facilite la ubicación del fragmento de imagen o video
- Justificar la necesidad de la solicitud;
- Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de que el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato.
14. Canales de Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Consultas.
El Oficial de Protección de Datos Personales es el encargado de dar trámite a las solicitudes de los titulares para ejercer sus derechos. El Titular de la información contenida en la base de datos o su representante legal podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, a través del siguiente canal:
- Correo electrónico: PQRS@compac-sas.com.co
15. Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD
Para cumplir con las disposiciones del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios COMPAC SAS lleva a cabo el registro de sus bases de datos, junto con la presente política de tratamiento de datos personales, en el Registro Nacional de Bases de Datos que es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Este proceso será realizado en estricto cumplimiento con los procedimientos establecidos por dicha entidad para este fin.
16. Cumplimiento de la Política.
En COMPAC SAS, el cumplimiento de nuestra política de protección de datos personales es un requisito obligatorio para todas las personas que tienen algún tipo de vínculo con la empresa. La omisión de esta política se considera una falta grave, sujeta a sanciones según lo estipulado en nuestro Reglamento Interno de Trabajo y otras disposiciones legales vigentes.
17. Vigencia y Aprobación:
La retención de datos personales en nuestras bases de datos estará limitada al tiempo necesario para cumplir con los propósitos establecidos en esta política. Una vez cumplidos dichos propósitos y en ausencia de una obligación legal o contractual de retener la información, procederemos a eliminar sus datos de nuestras bases. Es crucial subrayar que esta política tiene prioridad sobre cualquier otra política, acuerdo o convenio emitido previamente por COMPAC SAS.
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